GESTIÓN POR PROCESOS: UN “COMO” PARA CADA “QUE”

En todo club, al igual que en toda casa, suelen aparecer detalles punibles que parecen fáciles de solventar. Detalles que, al parecer, siempre tienen al mismo culpable (ese famoso “alguien” o “no sé”, que nunca aparece) y que, normalmente soluciona aquel que siempre está dispuesto a ayudar por el bien de todos.

Detalles que sabemos minan la moral de todo el mundo y que son fuente de malos rollos que hacen difícil el trabajo en equipo. Detalles que a todos nos gustaría evitar y que difícilmente podemos prever de antemano.

Estos problemas suelen comenzar con una frase de nuestro entrañable amigo Homer Simpson cuando se hizo cargo del servicio de limpieza de Springfield. “¿Es que eso no puede hacerlo otro?”. Y en cierto modo no estaríamos muy lejos de la razón, ya que, por desgracia, nunca sabemos a ciencia cierta cuál es el total de nuestras tareas a realizar en el club.

¿cómo evitar esta situación? Algunos apuestan por tener una figura de autoridad que, ante la duda, siempre tenga razón. Una figura a la que todos estaríamos dispuestos a cortar la cabeza cuando, a nuestro entender, se exceda en lo autoritario de sus órdenes, o cuando el mando se le suba a la cabeza. Un mando asignado en base a las necesidades de un organigrama que se mantiene independiente de las necesidades del club. Otra fuente de malos rollos.

Pero, ¿y si, en vez de darle la prioridad al organigrama, se la damos a las necesidades del club y, en función de ellas, lo ajustamos? ¿Y si todo el mundo supiera el total de sus tareas? ¿Sería necesaria la figura de supervisión?

Para ello la gestión por procesos nos puede ayudar.

¿Cómo gestionamos por procesos? En primer lugar, debemos coger todas las tareas del club, meterlas en una “caja”, una tras otra, ir sacándolas, y definirlas. “¿Qué hay que hacer para `posteriormente darle soluciones y un proceso? “¿Cómo lo vamos a hacer?”

Debemos de ser explícitos: ¿cómo denominamos a la tarea?, ¿cuál es su objetivo dentro del club?, ¿es un servicio de cara a nuestros socios, jugadores, o es una tarea interna?, ¿cuándo comienza?, ¿cuándo termina?

Una vez tengamos claro cuáles son las tareas a realizar en el club, ya podemos dejar caer nuestro organigrama sobre los procesos y asignar un departamento, responsable, o grupo de trabajo, según las capacidades de los trabajadores y las necesidades de cada proceso.

Con este sistema de organización, lo que podemos conseguir principalmente es que todo el mundo tenga claras sus tareas y responsabilidades, cuándo deben realizarlas y evitar aquellos pequeños malentendidos que son fáciles de solucionar y que tanto daño pueden hacer a la organización del club.

Fernando Millán Domingo

Correo: Fernando.millan.domingo@gmail.com

Twitter: @fermillando